Hace unos días que empecé a leerme un libro de estos de productividad personal (no digo cuál, y así no arruino el futuro post, pero no es el que algunos pensáis) para ver si me organizo mejor en mis tareas diarias y gano en eficiencia. Y eso que yo soy una máquina de la productividad, ¡que conste! xD

Una de las partes de ese libro está dedicada a un tema importante: el correo electrónico. Este medio de comunicación se ha convertido en imprescindible para mantener contacto con amigos y conocidos, pero también para todo tipo de entornos profesionales. En mi trabajo, por ejemplo, es indispensable, ya que las notas de prensa y anuncios que envían fabricantes y desarrolladores se envían siempre por correo electrónico como primer método para dar a conocer esos anuncios.

El caso es que seguro que muchos sufrís el mismo problema: encendéis el ordenador a primera hora, y comprobáis el correo electrónico. Cien mil millones de mensajes sin leer. Horror. Caos. Desesperación. ¿Qué hacer?

Entre los frikis y entendidos en esto de la productividad y la gestión personal existe un término que precisamente define el máximo reto en la gestión del correo electrónico. Su nombre: Inbox Zero. O lo que es lo mismo, que en tu buzón de entrada no haya ni un solo mensaje cada vez que lo abras… a no ser que te lleguen nuevos, claro.

El término es muy bonito, pero de ahí a lograr ese objetivo hay un abismo. De hecho la cosa no es tan complicada si acabas de empezar con una nueva cuenta de correo electrónico, pero si quieres lograrlo en la tuya de toda la vida lo tienes crudo. En mi caso mi buzón de entrada de Gmail es un verdadero desastre en el que hay más de 7.500 mensajes que ya ocupan el 90% de la capacidad disponible en mi cuenta. La cosa empieza a peligrar.

Tendré que acabar haciendo limpieza -y no debería tardar mucho en ponerme con ello- pero esa es una tarea tediosa y que obviamente no me apetece nada hacer, pero si por fin me decido a ello puede que también aplique algunos de los consejos a los que apunta Kevin Rose -co-creador de Digg- en un curioso post que también comentan en GigaOM.

Por si os sirven de algo, aquí van en una cuenta atrás a lo Top Five:

5. Contesta en tres frases: trata tu correo electrónico como si fuera casi un mensaje SMS. La idea se basa en la filosofía three.senten.es (curioso, dominio español 🙂 ).

4. Termina el mensaje con la frase «Enviado desde mi iPhone»: (o desde mi HTC Desire, en mi caso, je). La gente no espera mensajes largos si contestas desde el teléfono, así que la idea es simpática. Eso sí, comete alguna que otra falta de ortografía para darle más autenticidad al mensaje.

3. Crea un filtro con tus VIP: Añade a tu familia, amigos más próximos, quizá a tu jefe. Gente a la que no quieres hacer esperar, o cuyos mails suelen ser importantes para ti. Debería ser lo primero que comprobases al mirar tus nuevos correos electrónicos.

2. Evita el spam en Gmail: con la creación de las famosas cuentas asociadas, de forma que cuando entres en Pixmania y te pidan una dirección de correo electrónico, puedas poner (en mi caso) javipas+spam@gmail.com. De este modo puedes crear un filtro con esa dirección y sabrás que todo lo que llegue ahí será de servicios que no te interesan, pero que siempre podrás controlar. Una de las mejores características de Gmail que yo nunca uso porque prefiero usar servicios como mailinator para crear una cuenta temporal en la que esos correos se pierdan.

1. Crea un filtro de respuesta automática: si alguien te ha enviado un correo y no lo has leído en 5 o 10 días (por ejemplo), podrías generar un correo automático que se le envíe a esa persona para decirles que traten de contactar contigo de nuevo. Este consejo, el más importante según Rose, es para mí una auténtica chorrada. Si no lo leo en 5 o 10 días, probablemente no lo lea nunca y no me importe no haberlo hecho. Pero ahí queda eso.

¿Tenéis algún consejo más que queráis compartir? ¿Es posible llegar al Inbox Zero?